Bullet Journal, o por qué volví a organizarme en papel a pesar de todo

El post de hoy se saldrá un poco de lo habitual: te voy a hablar de un método de organización llamado Bullet Journal que he adoptado en los últimos meses y que me está funcionando muy bien para el seguimiento de mis tareas. Forma parte de una serie de posts que tenía ganas de escribir sobre hábitos y estilo de vida (algo que estoy intentando mejorar ahora), que comenzó con mi post sobre mi experiencia con la meditación y que espero ir entregándote poco a poco, además de los contenidos «reglamentariamente verdes» de La Ecocosmopolita.

Las fotos de Bullet Journals de este blog son de @journalspiration. ¡Muchas gracias por cedérmelas para este artículo!

La disciplina en el siglo XXI es aún más difícil

En estos días en los que vivimos bombardeados por información, datos y distracciones, ser organizado y disciplinado es todo un reto. Y también un requisito indispensable para tener un mínimo de eficiencia en el trabajo. Más si, como es mi caso, te gusta meterte en muchas cosas a la vez.

Cuando tenía poco más de 20 años también estaba involucrada en muchos proyectos, y me ocupaba de cosas tan diversas como coordinar una investigación, organizar un viaje o corregir un artículo. Todos decían que era la persona más organizada del mundo, cuando en realidad siempre he sido muy despistada. El secreto estaba en que siempre apuntaba todo en una gran agenda de papel, que más adelante lo combinaba con agenda electrónica (¿conociste las agendas electrónicas?). Y así me fue bien por bastante tiempo.

Años después, cuando comencé a trabajar como editora freenlance, ya en el 2010, me encontré con un problema. Mi trabajo era muy lineal (no tenía que ocuparme de mucho más que avanzar en mis proyectos a buen paso y entregar a tiempo), y como la peque tenía pocos meses, no me ocupaba de nada más que el trabajo y mis niñas. Pero como no había trabajado nunca en casa, ¡todo me distraía! El hambre, la lavadora, la compra, las niñas, Mr. Encargobike, el correo electrónico, Facebook (no me metía en muchas más redes entonces y era solo para uso personal)… Así, como «buena» freelance (o todo lo contrario) pasaba trabajando demasiadas horas y los siete días de la semana.

La búsqueda del orden

Entonces comenzó mi persecución del método perfecto de organización… Me descargué muchas aplicaciones en el móvil y en el ordenador, incluso alguna de pago. Usé muchas y olvidé casi todas. Sin embargo, las que más me gustaron tenían que ver con un método que venía de Italia: La técnica Pomodoro.

¿Técnica Pomodoro?

La técnica Pomodoro fue concebida en los años 80 por un hombre llamado Francesco Cirillo. Su nombre (tomate en italiano) se debe a que se inspira en el típico temporizador de cocina en forma de tomate. Básicamente te anima a trabajar en cuatro bloques de 25 minutos (llamados pomodoros. Según su creador, es un plazo ideal para un trabajo efectivo.

Los pomodoros están separados por descansos de 5 minutos. Cada 4 «pomodotos», el descanso se alarga a 15 minutos y la idea es que te alejes del ordenador.

Yo lo intenté durante un tiempo, de forma intermitente. Pero una bebé no entiende de «pomodoros» a la hora de pedir atención, y se supone que es bueno organizar tus obligaciones del día previamente «pomodoros», pero la realidad nunca encajaba en lo que yo había escrito.

Sin embargo, ahora mismo estoy intentando volver a aplicarlo (de forma muy relajada), usando solo la alarma del móvil, sobre todo cuando escribo o estoy tratando de avanzar en una tarea compleja. El hecho de proponerme no distraerme con absolutamente nada durante 25 minutos me cuesta, pero se me hace más fácil que decir que veré el correo o las redes salvo en un horario muy concreto del día. Esto, hasta que suena el teléfono o algo así, claro está.

Y es que desde que comencé el blog, me lié en el mundo del activismo y cambié de trabajo, la cosa empezó a complicarse mucho más: demasiado contacto directo y necesario con las redes, demasiada información en mi cabeza y demasiados proyectos en marcha a la vez Te hablé sobre toda esta saturación en mi post dedicado a la meditación (por cierto Slow Lou acaba de sacar un nuevo curso online de meditación muy completo con atención personalizada).

Listas y listas con Wunderlist

Algunas personas sufrimos de «listismo«: un síndrome que me acabo de inventar y es la obsesión de crear listas. Listas de ideas, de lo que necesito para el viaje, de los pasos para el desarrollo de un proyecto, de cosas por hacer en el trabajo, en casa, de recetas y de ingredientes de esas recetas, de libros que quiero leer… Yo tenía listas en el ordenador, en una servilleta, en mi agenda y en esa libreta que me llevé para tomar notas en un seminario. Al final, era un gran desorden. Entonces descubrí una app para móviles llamada Wunderlist y me enamoré.

Wunderlist te permite crear listas con sublistas (paraíso), establecer fechas límite, categorizar tus listas por temas (trabajo – ocio – literatura…), activar alarmas, reorganizar los elementos para establecer prioridades, insertar archivos a cualquier item, compartir con tus contactos una lista y más. Cuando cumples una tarea, la marcas con un clic y pasa a un segundo plano. Una maravilla. Además, puedes sincronizarla en tablet, ordenador y aplicación de escritorio, siempre las tienes a la mano.

Así que empecé a crear listas de las cosas que tenía que hacer para cada proyecto y de las cosas que tenía pendientes, organizándolas por prioridades más que por días. Al comienzo parecía que había dado en el clavo.

La sobresaturación

De pronto tenía tantas listas, que casi tenía que hacer listas de listas. Cada vez que me pasaba una idea por la cabeza, iba a una lista, y la lista de cosas por hacer se volvió insostenible.

Así que un buen día comencé a organizarme de nuevo con una agenda de papel y una libreta, como al comienzo de todo. Pero la agenda no siempre se adaptaba a lo que necesitaba y la libreta era un poco caótica.

Y entonces ¡tarán! descubrí gracias a Instagram una forma de organización «personalizada» que me llamó la atención, más allá del casi inevitable postureo gráfico de «mira que lindo que lo hago todo». Es el llamado «Bullet Journal», que desde hace unos 6 meses o más ha sido mi única herramienta de organización y es el tema de este post con tan larga introducción.

Todo sobre el Bullet Journal

Lo mejor que tiene, es lo sencillo que es. Sólo necesitas una libreta y una pluma.

Podríamos traducir su nombre como «diario de listas» y no es más que un método de organización muy flexible, pero con unos principios básicos. Evidentemente puedes saltártelos a tu antojo, pero están pensados para facilitarte la tarea. Pensados por un hombre llamado Ryder Carroll, por cierto. Un hombre que fue diagnosticado con déficit de atención cuando era un niño. Puedes saber más sobre él gracias a este TedX talk.

En el fondo viene a ser una especie de combinación de una agenda, una libreta de notas y un diario personal. Tal como sugiere su nombre, también se basa en listas de cosas por hacer, pero hechas con mucho criterio y organizadas de tal forma que puedas tener siempre una perspectiva global, así como una clara visión de las prioridades.

Hay un principio básico (e indispensable para el éxito del método): Cada vez que comiences una hoja de tu libreta, apunta en la esquina superior externa el tema que tratarás con un título claro que lo identifique. Luego numera la página en cuestión y indéxala.

Tu Bullet Journal, paso a paso

1. Reserva las 4 primeras páginas de tu libreta para el índice. Identifícalas claramente como tales en la parte superior del papel.
2. En las siguientes 4 páginas crea tu vista a futuro. Organízalo de manera que puedas tener una sección para cada mes. Ahí podrás puntualizar compromisos que conozcas con mucha antelación y otros planes y objetivos. Yo he numerado los días de cada mes, porque muchas veces tengo citas preestablecidas hasta con tres meses de antelación (¡vivan los recortes en sanidad pública!).
   
3. Las siguientes 2 páginas serán para el registro mensual: En la página de la derecha, los días del mes (puedes indicar la fecha seguida de la inicial del día de la semana). En la cara opuesta, los objetivos que tienes previstos para este mes (seguramente algunos serán migrados del  mes anterior, pues no alcanzaste a cumplirlos, y no pasa nada).
   
4. En el registro diario tendrás un espacio para cada día de la semana, donde te apuntarás las tareas, eventos y notas de cada día. Es la base a partir de la cual te organizarás diariamente. Puede ser más o menos amplia según tus necesidades.
5. Cuando vayas a una charla, te venga inspiración para escribir o dibujar, te apetezca hacer una lista de ideas o lo que quieras, puedes comenzar una nueva página (siempre la página siguiente que esté libre), identificarla con un título, numerarla, añadirla al índice, y comenzar a escribir. Los creadores del método llaman a estas secciones «Colecciones», y la ventaja es que estarán siempre a la mano, ¡en tu misma agenda! y pueden tener el formato que tú decidas.

   

   

   

6. En cada cambio de semana o de mes, revisa todas las tareas pendientes y trasládalas siempre que no hayan perdido su importancia. Es posible que te des cuenta de que muchas de ellas ya no son necesarias.

Ideas para un sistema de símbolos (sugerido por el autor, pero 100% personalizable):

La palabra bullet hace referencia en realidad a los símbolos que encabezan una elemento de una lista (muchas veces simples guiones). Y Ryder Carroll nos sugiere una simbología específica para estos signos.

• Utiliza viñetas (o bulltets) para separar y clasificar cada punto de tu libreta:
  • Las tareas por hacer con un punto: ∙
  • Los eventos (sujetos a una fecha) con un círculo: ○
  • Las notas (de una charla, algo a tomar en cuenta ese día, etc) con un guión: ○
• Ve actualizando los puntos de tu lista con una simbología que indique su estado:
  • Una cruz para las tareas completadas ✘
  • Un signo mayor que para las tareas que has migrado o aplazado para otro día >
  • Un signo menor que para las tareas que ya has agendado como eventos <
• Utiliza otros iconos para obtener más datos de cada punto con una mirada rápida. Aquí algunos ejemplos:
  • Un sol para cosas que tienes que investigar a fondo ☼ (vale, ellos sugieren un ojo pero no tengo el sigo en el teclado).
  • Un asterisco para lo prioritario *
  • Un signo de exclamación para ideas importantes !

Lo que más me gusta del Bullet Journal:

• Dicen que tener las tareas pendientes organizadas y programadas con un sistema en el que confiamos nos ayuda a concentrarnos en una cosa a la vez (puesto que las otras tareas pendientes están bajo control). Yo creo que es muy cierto.
• Escribir a mano me ayuda a fijar y estructurar mejor los conceptos y me da una visión global y a tener una visión más clara de los contenidos escritos. Por eso siempre me ha gustado tomar notas de una charla o conferencia. Y parece que no son cosas mías: lo dice la ciencia.
• Puedo mezclar mi agenda, con las notas de una conferencia o el borrador de un post, un esquema o lo que quiera. Todo junto, pero cuidadosamente organizado en el índice.
• Me obliga a revisar una y otra vez los «pendientes» y me permite revaluar su importancia.
• Se adapta a mí.
• Me inspira a escribir bonito, me ha ayudado a recuperar mi buena caligrafía (algo bueno tenía que tener el colegio de monjas), me anima a dibujar en un borde del cuaderno, hace volar mi imaginación.

Compensando la huella

Sí, si usáramos soportes digitales, seguramente ahorraríamos recursos (aunque debemos recordar que lo que guardamos en «la nube» no está en el aire, y tiene una huella ecológica mucho mayor de lo que imaginamos). Pero en este caso, creo que una buena organización y optimización de recursos tiene un efecto importante en mi vida e, indirectamente, en la huella que mi vida deja a su paso. Que tenemos que cuidarnos de nosotras mismas para poder cuidar de los otros. Así que te dejo unos consejos para que tu Bullet Journal tenga menos impacto ambiental:

• Mejor una pluma: Para compensar la huella del uso del papel, me he pasado a la pluma fuente o estilográfica. En este artículo La Vida Uve explica bastante bien por qué el cambio de bolígrafos por estilográficas. Yo, personalmente, estaba harta de que los bolígrafos se me quedaran sin tinta al segundo día.
• La libreta: Mi primer «bullet Journal» fue una libreta de Barcelona Paper, de papel reciclado y Km0, y hubiera sido perfecta, pero era pegada y acabó bastante mal. La acabé por persistente, pero mucho mejor si escoges una libreta cosida, que resiste más. Lo más difícil fue conseguir una libreta cosida sin plástico. Finalmente conseguí una preciosa, Huye del papel blanco porque el proceso de blanqueado es muy contaminante y del papel satinado, porque la tinta de la pluma se tardará mucho en ser absorbida.  Mientas más poroso, mejor.
• Y después: Cuando no quieras guardar más tu libreta, ocúpate de que sea correctamente reciclada.

Y ahora antes de despedirte de La Ecocosmopolita, ¡quiero que me digas cuál es tu  método de organización favorito y si conocías el Bullet Journal!

Un abrazo y hasta la semana que viene.